Collectie - Uitlening van werken

Regels voor het uitlenen van werken uit de artistieke collectie van de Pinacoteca de São Paulo

De Pinacoteca de São Paulo werd op 25 december 1905 opgericht door de regering van de staat São Paulo als een schilderijengalerij naast het Lyceum of Arts and Crafts. De collectie is gevormd op basis van verschillende integratiestrategieën en bestaat voornamelijk uit werken van Braziliaanse kunstenaars of buitenlandse kunstenaars met een nauwe band met het land, en varieert van de koloniale periode tot heden.

1. Richtlijnen

Kredietaanvragen worden geacht afkomstig te zijn van andere instellingen in Brazilië en in het buitenland.

Opgemerkt moet worden dat werken uit de artistieke collectie die te zien zijn in de tijdelijke en langdurige tentoonstellingen van Pinacoteca niet beschikbaar zijn voor bruikleen en waarover moet worden onderhandeld met een grote kans op afwijzing door de instelling.

Het Pinacoteca-team behoudt zich het recht voor om niet te reageren op vragen van derden vóór de formele indiening van een bruikleenaanvraag, zoals onder andere de beschikbaarheid van werken, verzekeringsbedragen, contacten met kunstenaars.

1.1 Uitleenaanvragen versturen

Aanvragen voor het lenen van werken uit de artistieke collectie van Pinacoteca moeten worden gericht aan de technische raad van de instelling, adres vermeld aan het einde van het document, met de volgende informatie:

Introductiebrief van de aanvrager (curator en/of verantwoordelijke voor de verzoekende instelling);
Facilitair verslag van de Instelling die de tentoonstelling zal hosten;
Tentoonstellingsgegevens (titel, periode, locatie, algemeen concept);
Lijst met gewenste werken
Alle andere informatie die de aanvrager nodig acht.

1.2 Termijnen

Minimale deadlines voor het ontvangen van verzoeken:

Nationale bruiklenen: 05 maanden voor de opening van de tentoonstelling;
Internationale bruiklenen: 07 maanden voor de opening van de tentoonstelling.

Kredietaanvragen die na de vastgestelde deadlines worden verzonden, worden in noodgevallen beoordeeld en kunnen onmiddellijk worden afgewezen door het technische team van Pinacoteca.

In het geval van roaming gedefinieerd en meegedeeld na de start van de lening, moet Pinacoteca minstens 02 maanden op voorhand op de hoogte worden gebracht. De aanvrager moet aanvullende documentatie overleggen, in overeenstemming met resolutie SC nr. 37, beschreven in punt 1.4.

1.3 Beoordeling van verzoeken

Alle aanvragen die door de Pinacoteca worden ontvangen, worden beoordeeld door het technische team van de instelling met betrekking tot de beschikbaarheid en staat van instandhouding van de werken en de voorwaarden voor de door de aanvrager voorgestelde lening.

Na het positieve advies van het technische team van Pinacoteca wordt het verzoek doorgestuurd naar de Raad voor Artistieke Oriëntatie (COA) van de instelling voor evaluatie in een van de maandelijkse vergaderingen.

Met goedkeuring van de bovengenoemde instanties wordt de aanvrager door Pinacoteca op de hoogte gebracht van de documentatie die nodig is om het formele bruikleenproces te openen dat zal worden verwerkt door de afdeling Museologisch Erfgoedbehoud van het Secretariaat voor Cultuur en Creatieve Economie.

1.4 Aanvrager documentatie

Voor alle uitleningen gelden de richtlijnen van Resolutie SC nr. 37 van 03 september 2004, die het uitlenen van werken uit de collectie van het Secretariaat van Cultuur van de regering van de staat São Paulo regelt.

Leningen aan buitenlandse instellingen: de in resolutie SC nr. 37 genoemde documentatie moet worden aangepast. Er is voorafgaande toestemming nodig van Iphan – Instituto de Patrimônio Histórico e Artístico Nacional, voor werken die het land mogen verlaten, in de volgende categorieën:

Werken geproduceerd na 1889: vergunning wordt afgegeven door de regionale Iphan van de staat São Paulo.
Werken geproduceerd in 1889 of eerder: in overeenstemming met Federale wet nr. 4.845 van 19 november 1965, is het noodzakelijk om een speciale autorisatie te verkrijgen die is afgegeven door IPHAN in Brasilia. Voor meer informatie, zie Verordening nr. 262 van 14 augustus 1992.

Alle documentatie van de aanvrager moet worden verzonden naar de Pinacoteca Museum Collection Nucleus, verantwoordelijk voor de bemiddeling van de lening met de UPPM en Iphan.

1.5 Voorbereiding van uit te lenen werken en bijdrage aan de promotie van cultuur

Pinacoteca vraagt bij bruikleenaanvragen voor werken een bijdrage ter bevordering van cultuur, die aan de instelling zelf wordt teruggegeven.

Naast de bijdrage ter bevordering van de cultuur kan er een bedrag worden aangerekend voor de voorbereiding van werken (restauraties, inlijstingen, enz.), afhankelijk van de staat van de gevraagde werken.

2. Stroomschema voor het uitlenen van werken

Het leenverzoek naar de raad van bestuur van Pinacoteca sturen;
Analyse van het verzoek door het technische team van Pinacoteca;
Presentatie van de aanvraag aan het COA van de Pinacoteca met advies van het technisch team;
Als het advies positief is, informeert Pinacoteca de aanvrager over de leningsvoorwaarden en vraagt om de documentatie om het proces te formaliseren, zoals beschreven in punt 1.4;
Ontvangst en verificatie van documentatie door het technische team van Pinacoteca;
Pinacoteca-team stuurt documentatie door naar UPPM en het uitleenproces wordt geopend;
Er wordt een UPPM-advies afgegeven waarin de lening al dan niet wordt geautoriseerd.